Qualität und Kontrolle
Die Qualität unserer Arbeit und diejenige unserer Partner und Partnerinnen ist uns wichtig. Institutionen, Spender und Spenderinnen sowie Geldgeber jeder Art aber auch die Menschen in unseren Projekten haben ein Anrecht darauf, dass die verfügbaren Mittel gut eingesetzt werden. Wir stellen dies mit einer Reihe an Instrumenten sicher.
Für Erfolg und gute Zusammenarbeit ist es wichtig, in regelmässigem und engem Kontakt mit den Projekten zu sein. Unsere Länderverantwortlichen in Basel besuchen jedes Projekt ein- oder zweimal pro Jahr. Die Nationalen Koordinatoren und Koordinatorinnen, die im Land selbst oder in einem Nachbarland leben, sind zusätzlich zwei- oder dreimal pro Jahr bei den Projekten im Feld. Sie sind die ersten Ansprechpersonen für die Südpartner und arbeiten täglich mit ihnen zusammen.
Besuche als Unterstützung
Bei den Projektbesuchen geht es nicht nur um Kontrolle, sondern um Unterstützung und darum, Erfolge festzuhalten und gemeinsam Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.
Fachliche und inhaltliche Begleitung
Selbstverständlich bei den Besuchen auch Büroarbeit. Es werden Themen wie Buchhaltung, Organisationsstruktur, Personalfragen aber natürlich auch die direkte Projektarbeit besprochen. Was lief gut, was weniger? Wo sind Probleme, was gibt es für Lösungen? Welche Entwicklungen und Themen sind zurzeit wichtig? Wir begleiten die Partnerorganisationen fachlich und inhaltlich und steuern Know How bei.
Direkter Kontakt mit den Jugendlichen in den Projekten
Der zweite wichtige Termin sind die anschliessenden Feldbesuche, bei denen wir direkt mit den Leuten sprechen können und Projektaktivtäten beiwohnen. Die Zielgruppe unserer Projektarbeit sind Jugendliche. Uns ist es wichtig, in direktem Kontakt mit ihnen zu stehen und anlässlich der Feldbesuche mit ihnen zu diskutieren und zu arbeiten.
Verträge und Berichtwesen
Mit jeder Partnerorganisation wird zu Beginn der Zusammenarbeit ein Vertrag im Sinne einer Leistungsvereinbarung abgeschlossen. Darin werden klare Ziele für jede einzelne Projektphase festgehalten. Eine Projektphase dauert in der Regel drei Jahre, danach wird eine Evaluation durchgeführt.
Abweichungen genehmigen
Jede Partnerorganisation verfasst zudem Halbjahres- und Jahresberichte, die aus zwei Teilen bestehen: Inhaltliche Arbeit und Finanzen. Im Bericht über die inhaltliche Arbeit wird der Projektfortschritt erläutert. Weicht dieser von den Zielen ab, die in der Planung festgehalten wurden, so muss terre des hommes schweiz diese Abweichung genehmigen. Erst wenn wir den Bericht gutheissen, wird die nächste Zahlung ausgelöst.
Jährliches Finanzaudit
Bei Projekten, die einen Beitrag von über 50 000.- Franken erhalten, wird jährlich ein externes Finanzaudit durchgeführt. Bei solchen, deren Beitrag darunter liegt, kontrollieren die Nationalen Koordinatoren die Finanzen. Je nach Bedarf finden zudem Evaluationen zur Organisation, der Struktur, den Abläufen und Ähnlichem statt.
